Si tienes 50 tareas y todas son igual de importantes, no sabes por dónde empezar

Uso dos organizadores al mismo tiempo: uno analógico —papel y lápiz— y uno digital. Juntos completan toda mi organización.

Pero antes de las herramientas, el error que cometí y que me costó más tiempo que cualquier aplicación.

El error

Al principio yo escribía todo.

Escribirlo todo no está mal. El problema es otro: creer que todo tiene la misma importancia es cuando tienes un problema, porque si tienes 50 tareas y todas son igual de importantes, no sabes por dónde empezar.

Y eso me pasaba muy seguido. Terminaba con una lista impecable y con la sensación de estar organizado, y sin ninguna idea de qué hacer primero. La lista había sustituido a la decisión en vez de ayudarme a tomarla.

Bullet Journal

El Bullet Journal es una lista de "balazos": escribes de forma muy concreta y muy sencilla cuál es la tarea, cuál es el pendiente. En su forma más simple es una lista de pendientes.

Lo que lo hace distinto es que tienes que darle prioridades, y hay una técnica que se llama migrar: esto no es prioridad, lo paso para otro día. No es urgente ni importante, así que ahorita no tiene sentido estar preocupándome por ello.

Migrar suena a posponer y no lo es. Posponer es no decidir. Migrar es decidir que no, hoy.

La regla que más me sirvió

Después lo combiné con una agenda tradicional —lunes a domingo— y le agregué una regla:

Una tarea al día, que de preferencia debo terminar antes de mediodía.

Así, no importa qué pase en la tarde: yo ya terminé la cosa más importante del día, y tengo el resto del tiempo para cosas secundarias.

Es la regla más simple que tengo y la que más ha cambiado cómo se sienten mis días. No porque haga más, sino porque el día ya no puede fracasar del todo. A las doce ya está resuelto lo que importaba.

Para qué más uso la libreta

Para tomar notas de lo que va pasando. Un tema interesante, una película, una frase, algo del libro que estoy leyendo: lo apunto y ya no tengo que dejarlo a la memoria. Si hay una cita, ya sé con quién, dónde y a qué hora.

Sirve para planeación a corto y mediano plazo. Una semana, a lo mucho dos.

Trello, y por qué de todos modos gana el papel

Para tareas más largas o repetitivas uso Trello: tableros con listas, y cada lista dividida en cartas con título y descripción.

Ahí guardo las ideas que se me van ocurriendo para episodios nuevos, y las cosas repetitivas como evaluaciones y reportes de la fundación.

Pero para lo que va surgiendo, el papel gana, y por una razón muy poco romántica: simplemente agarro una pluma, lo escribo y se acabó.

No tengo que abrir la aplicación, ni ver si el internet funciona, ni saber si tengo pila. No puedo depender de esos problemas. Una pluma y una libreta siempre van a estar ahí.

Y una aclaración

Ser más organizado te da más tiempo para hacer más cosas, y sobre todo para darle prioridad a las que importan. A mí me ha funcionado.

Dicho eso: yo no soy el más organizado del mundo. Pero estoy en ese camino.

Este texto sale del intermedio del episodio 009 del Podcast Algoritmos, que trataba de biónica.